メールが届かないときの対処方法

このように、送ったメールが届かない原因もいくつかのパターンがあることがわかりました。

ここではさらに、そうしたトラブルに対する対処方法を探っていこうと思います。

送信リストを見直そう

多くのメール配信元は、独自のメールリストをもとに情報発信をおこなっています。

このメールリストのアドレスのなかには、すでになんらかの理由で無効になってしまったものや、そもそも登録の時点で間違っていたものもあるかもしれません。

そうした、アドレスに対してもメールを送信し続けることは、その配信元を「迷惑メールの発信元」として認識させてしまう危険性があるのです。
まずは、メールリストをひとつひとつ見直し、無効あるいは停止となっているアドレスがないか確認することが重要です。

特にメールリストがさほど膨大な数でないというケースでは、この作業を行うこと自体、さほど大変なことではないと思われます。

自動クリーニングを活用しよう

メールリストの定期的な見直しは非常に重要ですから、メール配信者は必ず実践する必要があります。

しかし、そのメールリストの数が増えれば増えるほど、リストのチェックや見直しには膨大な時間と労力が必要となってきます。

ここでみなさんにおすすめしたいのが、メールリストの自動クリーニングです。
これは一度送信したメールのバウンスや配信停止、迷惑メール報告などのリアクションをすべて自動的に感知し、メールリストからの一斉送信を自動的に削除するクリーニングシステムのことです。

また、仮に送信そのものは正常に行われる宛先であったとしても、その後の反応がまったくない、いわゆるサンセット状態のものや、メールプロバイダによって行われるスパムトラップのアドレスをリストから除外することができます。

自動クリーニングを定期的に活用することで、レピュテーションの水準を高く保つよう心がけましょう。

迷惑メール判定を受けないために

スパム行為によって迷惑メールがばらまかれている現実がある以上、ユーザーやプロバイダーがその対策を行うのは当然です。

メール配信者は自分のメールが迷惑メールとならないよう、また、そう判定されないよう細心の注意を払う必要があるでしょう。
多くの迷惑メールは無差別に、大量に、一斉にメールを配信します。

相手が存在していないメールアドレスであっても、なんの反応もしないアドレスであってもお構いなしです。

逆に言うと、相手に読んでもらうためにメールを配信する以上、存在しない相手や無反応を貫く相手にメールを送るべきではないということです。

たとえ配信したメールのごく一部がそうした迷惑メール判定を受けてしまったとしても、影響は配信元全体に及ぶことがあることを覚えておきましょう。

みなさんは、みなさんが配信するメールを必要とする人にきちんと届けるために、手間と時間をかける必要があります。
自動クリーニングなどを上手に活用して、効率的にメールリストの整理を行うことが重要です。

メールのデータ量を調整しよう

メールデータ量に関しては、前述のとおり25㎆程度にしておくのがベターです。
しかし、メールの内容や添付データの種類によってはその容量で収めるのが難しいケースもあるでしょう。

クラウドサービスを使用することで、メール本文にリンクを貼ってそうしたデータを相手にダウンロードしてもらうケースもよくみかけます。

いずれにしろ、添付データも本文のリンクもメールの「迷惑度」を上げる結果となる可能性があることは認識しておきましょう。

まとめ

送ったメールが届かないということは、配信者にとってはもちろんのことそのメールを受信したかったユーザーにとっても不利益なトラブルです。

しかし、多くのアドレスに対してメールを送信する場合、配信者の所有するメールリストには一定数の「無効なアドレス」が常に存在している可能性があります。

メールアドレスの入手方法はもちろんですが、それ以外に変更、削除、停止などの理由で無効化されているメールアドレスを見つけ出すことこそ、結果としてメールが届かないというトラブルを回避するいちばん近道なのです。

多くの配信者は無効なメールアドレスに気が付かず、メールが届いていないとも知らずに何度も一斉送信を行い、結果レピュテーションを下げてしまい迷惑メール判定を受けることになっています。

人間がひとつひとつ配信メールの結果を追い続けるのは限界がありますから、リストのクリーニングはある程度自動化するべきでしょう。

無効なアドレスがリストにある、またはあるかもしれないと気が付けたなら、問題解決の第一歩となることでしょう。

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